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Gérez Famileo au quotidien

  Votre espace Famileo

À quoi ressemble votre interface Famileo ?

Votre interface sert à piloter Famileo pour votre établissement : la mise à jour de votre listing de résidents pour la transmission des codes familles, l'impression des gazettes depuis votre rubrique 'Gazettes', la publication de messages auprès des familles via 'Communications' ainsi que la réalisation d'un journal interne via la rubrique 'Animations'. 
Pour plus de détails sur l'interface cliquez-ici. 

Téléchargez l'application mobile FamileoPro pour gagner encore plus de temps ! Facilitez l'envoi de messages aux familles, envoyez des invitations... découvrez-là juste ici. 

Qui doit avoir accès au compte Famileo de votre établissement ?

Famileo est un projet d'établissement. Plus vous aurez de collaborateurs impliqués dans le projet, plus vous en ferez une réussite pour garantir le succès du service. Pour y parvenir, nous vous recommandons de créer un accès pour : 

  • Les animateurs : ils sont les acteurs principaux du projet et mettront en avant ce qu'il se passe au quotidien auprès des familles via la rubrique 'Communication'. Ils distribueront les gazettes de vos résidents et pourront réaliser des journaux internes. 
  • Les assistants(es) de direction/accueil des familles : ils sont les plus en contact avec les familles aussi bien par téléphone que lors des visites. Ils doivent être en mesure de fournir les codes aux familles. Si ces personnes ont en charge les formalités administratives lors d'une nouvelle inscription ou lors d'un départ, il faudra qu'ils mettent à jour le listing dans Famileo. Ils impriment souvent les gazettes pour les donner aux animateurs. 
  • Aides-soignants, infirmiers, personnel médical : ils sont au plus proche des résidents et peuvent créer un moment privilégié avec eux lors de la remise de la gazette. Ils pourront également publier des photos aux familles. 

Il faut impérativement que tout le personnel soit en mesure de renseigner les familles sur Famileo. 

Comment créer un accès utilisateur à Famileo ?

Connectez-vous à votre compte Famileo. Dans la rubrique 'Établissement', cliquez sur 'Liste des utilisateurs', puis 'Ajouter un membre du personnel', remplissez les champs requis et cliquez sur 'Créer'. 

Notez que seuls les 'Administrateurs' ont accès à cette section. Il est possible de créer un accès restreint au compte Famileo en choisissant le profil 'Utilisateur'. Pour en savoir plus sur nos 3 profils utilisateurs (Administrateur, Utilisateur, Intervenant), cliquez-ici.

Si ce nouveau collègue participe à l'impression des gazettes des résidents, pensez à l'ajouter dans la rubrique 'Notifications de gazettes'.

Le nombre d'utilisateurs est-il limité ?

Vous pouvez créer autant de comptes utilisateurs que vous souhaitez.
Vous pouvez également être connecté simultanément sur plusieurs appareils avec les mêmes identifiants. 

Je n'arrive pas à me connecter

Vérifier que vos identifiants sont correctes. Essayez de réinitialiser votre mot de passe en cliquant sur 'Mot de passe oublié ?' et suivez les étapes.

Si vous ne pouvez toujours pas vous connecter, contactez votre référent Famileo.

Comment se connecter à Famileo avec NETSoins ?

Connectez-vous à votre interface NETSoins. Dans le menu déroulant, vous aurez accès à NETFamille. En cliquant sur cet onglet, vous arriverez directement sur votre interface NETFamille x Famileo. 

Si vous ne trouvez pas votre onglet NETFamille, contactez le référent NETSoins de votre établissement pour créer votre accès. 

Gérer les profils de vos résidents

NOUVEAU ! Comment créer un groupe de résidents ?

1. Depuis votre rubrique ‘Résidents’, cliquez sur ‘Groupe de résidents’ sur votre ordinateur ou 'Résident & groupes' sur votre app FamilePro.
2. Cliquez sur 'Créer un groupe'.
3. Entrez le nom de groupe et, en option, une note.
4. Choisissez les résidents à inclure dans ce groupe.

 

Suivez notre tutoriel pour en savoir plus.

Comment créer/désactiver le profil d'un résident ?

Connectez-vous à votre compte Famileo. Dans la rubrique 'Résidents', cliquez sur 'Liste des résidents' puis sur le bouton 'Ajouter un résident'. Remplissez les champs obligatoires et cliquez sur 'Créer', un code famille sera automatiquement généré ! 

Pour désactiver un résident, allez sur son profil et cliquez sur le bouton 'Désactiver'. Sélectionnez une raison et cliquez sur 'Désactiver'. Tous les résidents désactivés seront automatiquement retirés des groupes auxquels ils appartiennent. 

Cliquez-ici pour en savoir plus sur la gestion des profils de vos résidents.

 En cliquant sur le bouton 'Imprimer les codes' vous accèderez à la liste de vos résidents et de leur code famille sur un fichier PDF. Il vous permettra de faire le point sur les familles inscrites ou non pour cibler vos relances. 

Comment mettre à jour la liste des résidents avec NetSoins ?

Couplée avec votre logiciel NETSoins, la liste de vos résidents s'actualise automatiquement au gré des entrées et des sorties. Dans le module, 'Résidents', vous pouvez consulter les codes familles de vos résidents, gérer le format de gazette, et ajouter une photo de profil. 

Qu'est-ce que le code famille ?

Un code unique et confidentiel permettant aux familles de rejoindre l'aventure Famileo et de créer une gazette pour leur proche.
Partagez-le avec l'entourage de vos résidents, expliquez-leur Famileo et assurez-vous qu'ils diffusent ce code entre eux.

Comment obtenir un code famille pour un nouveau résident ?

Le code famille d'un résident est automatiquement généré lorsque vous créez son profil. Il sera visible sur son profil résident. 

Où puis-je trouver les codes familles ?

Dans votre compte Famileo, cliquez sur 'Liste des résidents' puis sur le bouton 'Imprimer les codes'. Un fichier PDF s'ouvrira automatiquement dans un nouvel onglet regroupant tous les noms de vos résidents actifs et leur code famille respectif.

Téléchargez le PDF, imprimez-le et gardez une copie à portée de main. Cela vous permettra de communiquer plus facilement les codes aux familles des résidents lors des différents échanges (mail, téléphone, visites...). 

Vous pouvez également retrouver le code famille individuel de vos résidents sur leurs profils, en cliquant sur leurs noms.

Comment savoir si les familles se sont inscrites ?

Cliquez sur 'Imprimer les codes' dans la rubrique 'Liste des résidents'. Un fichier PDF s'ouvrira que vous pourrez imprimer ou sauvegarder.  Si une famille est inscrite, il sera indiqué OUI, si elle ne l'est pas encore, il sera indiqué NON. 

Il est possible de filtrer les familles inscrites depuis la rubrique 'Liste des résidents' en cliquant sur 'Familles inscrites ?'. 

Votre rituel gazettes

Comment Famileo s'inscrit dans mon quotidien ?

N'oubliez pas que ce sont les familles qui créent les gazettes en écrivant des messages et en publiant des photos pour leur proche.
Il ne vous restera qu'à les imprimer en un clic et à les remettre à vos résidents. Les animateurs ou le personnel soignant consacrent un moment privilégié avec les résidents en leur lisant les gazettes. Famileo devient une vraie activité et un moment de partage. 

Où puis-je obtenir les gazettes et comment les imprimer ?

Chaque semaine, vous recevrez un email vous indiquant que des gazettes sont prêtes à être imprimées. Cliquez sur le lien transmis dans l'email ou connectez-vous à votre compte Famileo et rendez-vous dans la rubrique 'Gazettes' de votre compte.
Toutes les gazettes nouvellement reçues seront rassemblées dans un fichier PDF intitulé 'Format A3 et/ou A4' selon le nombre de messages publié par les familles.
N'oubliez pas d'imprimer vos gazettes chaque semaine. 

Cliquez-ici pour accéder aux paramètres d'impression des gazettes. 

Pourquoi y a-t-il deux fichiers différents à imprimer cette semaine ?

Le fichier dépend du nombre de messages publiés par les familles. Les gazettes A4 comportent un à deux messages. Les gazettes A3 comportent plus de trois messages.


Ainsi, chaque lundi, vous pourrez retrouver soit l'un, soit l'autre, soit les deux. 

Comment réimprimer une gazette d'un résident en particulier ?

Il est possible de retrouver la gazette d'un résident depuis votre liste de résidents. Pour cela, rendez-vous dans la rubrique 'Liste des résidents' et recherchez votre résident dans la liste. Il vous suffira de cliquer sur 'Voir ses gazettes' à droite de son nom. Vous aurez accès à toutes les gazettes que le résident a reçues et pourrez imprimer celle que vous souhaitez.

Quelle taille de police de gazette dois-je choisir pour mes résidents ?

Vous avez la possibilité de modifier le type de gazette en fonction des besoins de vos résidents depuis leur profil. 
Sur votre compte Famileo, cliquez sur 'Liste des résidents' et recherchez-le dans la barre de recherche en haut de la page puis cliquez sur son nom. Cliquez sur le crayon bleu situé à côté du nom pour modifier son profil et sélectionnez le type de gazette qui, selon vous, conviendra le mieux. Cliquez sur 'Mettre à jour' pour confirmer. Ce choix s'appliquera dès la prochaine gazette que le résident recevra.

La gazette de type 'Normal', a une taille de police 14 et comporte 2 messages par pages. 
La gazette de type 'Gros caractères', a une taille de police 20 et 1 message par page. 

Comment gérer le quota de pleine page de mon établissement ?

Par défaut, le quota est de 1 pleine page maximum par utilisateur. Si vous souhaitez changer ce quota, rendez-vous dans votre ‘Profil établissement’, modifiez le nombre de pleines pages par personne. Votre quota peut être de 0, 1, 2, 3 ou 4.

Notez que seuls les ‘Administrateurs’ peuvent modifier ce quota.

Pour en savoir plus, cliquez-ici. 

Pourquoi les gazettes de type ‘Gros caractères’ ne sont pas concernées par le format pleine page ?

Le format pleine page n’est pas possible pour ces gazettes car les messages sont adaptés à la vision de vos résidents : une taille de police plus grande et une seule publication par page. 

  Envoyer des messages aux familles

Pourquoi envoyer des messages aux familles ?

L'envoi de messages aux familles vous permettra de mettre en avant toute votre équipe, votre actualité et votre travail. Cela renforcera votre lien avec les familles.

La rubrique 'Communication' vous permettra de partager des photos d'activités ou d'événements, des documents tels que Word, Excel, PDF, Powerpoint, pour tenir les familles informées sur le quotidien de l'établissement.

Quelle est la distinction entre les différents types de messages ?

'Messages à tous' 
Votre message sera visible par toutes les familles inscrites sur Famileo.

'Messages groupés'
Votre message sera visible par les familles des résidents ou groupe(s) de résidents sélectionné(s).

'Messages personnels'
Votre message sera visible uniquement par la famille du résident choisi.

Conseil : pensez à publier du contenu régulièrement, Famileo est un véritable canal de communication ! 

 

Quel type de contenu est généralement apprécié par les familles ?

Les familles aiment recevoir des photos de leur proche au quotidien, le programme d'activités ou le menu de la semaine, les bulletins internes de l'établissement avec des photos et des nouveautés, et surtout une photo de leur proche recevant ses premières gazettes.

Pour plus d'idées et d'inspirations rendez-vous ici.

Comment envoyer des messages à toutes les familles ?

Vous pouvez envoyer des 'Messages à tous' depuis votre compte Famileo ou via l'application gratuite FamileoPro. Vous pouvez vous connecter à cette application avec vos identifiants Famileo. 

Veuillez noter que seules les familles qui se sont inscrites avec le code famille pourront voir vos messages. 

A vous de jouer ! Découvrez le tutoriel dédié juste ici.

Pour les utilisateurs NETSoins, veuillez vous rapprocher de votre référent Famileo pour obtenir des accès à FamileoPro. 

Comment envoyer des messages à un groupe de familles ?

Vous pouvez envoyez des messages groupés depuis votre compte Famileo ou via l’application gratuite FamileoPro. Veuillez noter que seules les familles inscrites des résidents sélectionnés pourront voir ces messages. 

Découvrez le tutoriel dédié juste ici.

Comment envoyer des messages à une seule famille ?

Vous pouvez envoyer des 'Messages personnels' depuis votre compte Famileo ou via l'application gratuite FamileoPro. Vous pouvez vous connecter à cette application avec vos identifiants Famileo. 

Veuillez noter que seule la famille du résident sélectionné pourra voir vos messages si elle s'est inscrite à Famileo.

A vous de jouer ! Découvrez le tutoriel dédié juste ici.

Pour les utilisateurs NETSoins, veuillez vous rapprocher de votre référent Famileo pour obtenir des accès à FamileoPro. 

  Créer votre bulletin d'établissement

Quelle est la différence entre la gazette et le bulletin ?

La 'Gazette' est le journal réalisé par les familles que vous imprimerez sur papier et distribuerez à vos résidents.

Le 'Bulletin' est votre journal d'établissement créé par vos équipes pour vos résidents. Il peut contenir des photos d'activités ou de sorties, des événements spéciaux que vous souhaitez mettre en avant (anniversaires, célébrations...). 

Conseil : gagnez du temps en y incluant vos messages préférés envoyés aux familles !

Quel contenu peut-on ajouter dans le bulletin ?

Vous pouvez utiliser la rubrique 'Bulletins' de manière très créative. Vous pouvez le créer à votre rythme et pour les occasions de votre choix. Par exemple, il peut s'agir d'un bulletin mensuel avec des photos d'activités, les nouvelles du mois et certains événements.
Vous pouvez également créer une "Édition Spéciale" pour l'anniversaire d'un résident ou pour une occasion particulière.
A la différence de la gazette de vos résidents, les bulletins ne sont pas soumis à une fréquence. 

Vous pouvez trouver des inspirations et des idées  juste ici.

Comment créer un bulletin ?

Vous pouvez créer un bulletin en 10 minutes seulement ! Pour cela, rendez-vous dans la rubrique 'Bulletins' de votre compte Famileo, cliquez sur le bouton 'Créer un bulletin' en haut à droite et suivez les quatre étapes. 

Il vous suffira d'ajouter vos images et votre texte et la mise en page se fera automatiquement lorsque vous cliquerez sur 'Valider et générer' à la toute dernière étape. Notez que vous pouvez inclure tous les messages que vous avez déjà publiés ('À tous', 'Groupé' ou les 'Messages personnels') pour gagner du temps. 

Votre bulletin sera enregistré dans le module 'Bulletins' et ne sera visible que par vous. Une fois terminé, vous pouvez l'imprimer et même le partager aux familles sur le mur établissement en cliquant sur 'Joindre en message à tous'. 
Vous pouvez modifier votre bulletin pour ajouter ou supprimer des photos quand vous le souhaitez. 

A vous de jouer ! Découvrez le tutoriel juste ici.

Gérer votre boitier TV

Qu'est ce que le boitier TV ?

Le boitier TV Famileo permet d’afficher dynamiquement et automatiquement les actualités de votre établissement sur vos écrans. Les messages à tous publiés sur Famileo et tout contenu externe que vous souhaitez ajouter sont affichés en boucle sur un ou plusieurs écran(s). Erwann, notre Responsable Commercial, vous dit tout juste ici.

Comment configurer mon boitier TV ?

Branchez votre boitier sur votre TV, puis connectez-le à votre Wifi. Vous retrouverez le guide d'installation complet ici. 

Je suis intéressé(e) par le boitier TV

Cliquez-ici et remplissez vos informations de contact. Nos équipes vous recontacteront dans les plus brefs délais. 

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Par mail : contact@famileo.com
Par téléphone : +33 2 46 84 02 82

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